코로나19로 본격화된 업무 환경 변화 속 디지털 트랜스포메이션(Digital Transformation)은 점차 가속화되고 있다. 생산성/협업 툴 시장이 점차 커지는 가운데 문서 기반 협업 툴이 이슈다.
지난 4월 21일 한국 IDG가 미래 업무 환경 혁신을 통한 비즈니스 성장 전략을 주제로 퓨처 오브 워크 2022(Future of Work 2022) 온라인 콘퍼런스를 개최했다. JP 모건 체이스, 웹엑스, 서비스나우, 시트릭스, 잔디, 슬랙, 스윗, 구글 클라우드, 비즈니스캔버스 등 국내외 기업 전문가가 참여했으며, 디지털 퍼스트를 적용한 업무 환경 구축 전략에 대해 소개했다.
비즈니스캔버스(Business Canvas)의 김우진 대표는 본 행사에 연사로 참석해 전사적 문서 협업 및 지식관리 효율화를 위한 지식 네트워크와 활용방안을 설명했다. 비즈니스캔버스는 비대면 업무 증가로 기록 문화와 문서 기반 협업의 중요성이 높아짐에 따라 문서 협업과 전사적 지식 관리에 커다란 혁신의 여지를 발견했으며, 디지털 전환이라는 거대한 흐름 속 인류와 기업의 디지털 지식 관리 문제를 해결하고자 타입드(Typed)를 개발·운영 중이다.
김우진 대표는 정보의 양이 폭증함에 반해 점차 분산되는 자료 관리로 정작 문서 작성에 활용이 어렵고, 점차 다양화되는 툴 사용으로 커뮤니케이션 및 프로젝트 관리, 사내 지식 관리가 어려워지고 있다”라며 이제는 문서 작업 여정 내 점차 분산되고 있는 툴들의 Hub 역할이 필요한 때라고 말했다.
실제 직장인 업무 시간의 30%가 내부 및 외부 정보 검색에 사용되고 있으며, 직장인의 30%가 리소스 관리의 어려움을 호소하고, 60%가 자료를 찾고 활용하는 데 스트레스를 받는다고 밝혔다. 문서 업무의 비효율로 발생되는 시간 낭비로 인해 직원 1천 명 기준 기업 당 매년 300억 원의 손실이 발생하는 것이다.
더불어 직장인의 33%가 문서 버전 관리의 어려움을 느끼고, 49%가 어디에 문서를 저장해야 할지 난감하다고 응답했으며, 43%가 문서 협업과 공유 체계의 문제가 있다고 인식한다고 답했다. 지식 관리의 비효율로 발생되는 중복 자료 작성으로 인해 매년 50억 원의 손실이 발생한다.
타입드는 이러한 문제를 해결할 수 있는 협업 툴로 자료의 수집부터 문서 협업, 전사적 지식 관리까지 한 번에 할 수 있다. ■ 스플릿 뷰어(Split Viewer)로 문서 작성과 동시에 다양한 포맷의 리소스를 조회 ■웹 브라우저 익스텐션(Web Browser Extension)을 통한 손쉬운 웹 리소스 수집 ■ 백링크(Backlink)를 통해 혁신적이고 직관적인 리소스 관리 및 활용 ■ Knowledge Network로 폴더 관리 없이 직관적으로 개인과 팀 차원의 지식 활용 ■ 작업 중인 문서와 연관된 팀 내 모든 문서와 참고 자료를 큐레이션 ■ Unified Search 기능으로 다양한 툴들에 분산된 정보를 한 번에 검색 기능 역시 곧 출시 예정이다. 타입드를 활용하여 기존 리서치의 문서 작성 시간을 80% 이상 아낄 수 있다.
타입드는 지난해 12월 베타버전 출시 이후 4개월 만에 전 세계 150개 이상 국가에서 사용되고 있다. 최근 협업 기능 출시 후 B2B 시장 진출 1개월 만에 100개 이상 기업에서 도입을 확정했으며, 세계 3대 디자인 어워드로 알려진 iF 디자인 어워드에서 2개 부문 본상을 수상하는 등 새로운 세대의 문서 협업 도구로 시장 확대를 꾀하고 있다.
김우진 대표 “많은 기업들이 서로 다른 채널을 통해 교환 및 관리되어 필요할 때 찾기 어려운 자료들, 중구난방으로 쌓이고 교환되는 문서, 그리고 분산된 툴에서 일어나는 소통과 태스크(Task) 관리에 어려움을 겪고 있다”라며 “비즈니스캔버스는 새로운 패러다임의 문서 협업과 지식 관리 체계를 만들어 나가며 디지털 전환을 선도하겠다”라고 전했다.
비즈니스캔버스와 함께 세션에 참가한 협업 툴 잔디의 김대현 대표는 잔디를 통한 현장에서의 업무 환경 변화와 다양한 고객 사례를 통해 각 기업에 최적화된 업무 환경을 구성할 수 있는 방안을 소개했다. 슬랙의 이경미 수석매니저는 효과적인 협업을 실현하기 위한 통합 플랫폼의 필요성과 슬랙의 활용방안을 다양한 사례를 통해 제시했으며, 스윗의 이주환 대표는 포스트 코로나 시대를 맞이해 가속화된 디지털 환경에서 기업 문화와 생산성의 재정립 필요성과 방법에 대해 공유했다.
