R&D 기획 이해하기_ 연구비 관리

1월에 사업 신청을 했다면 최종 선정까지 소요되는 기간은 대략 6개월이다. 즉 7월이 되어야 최종 발표되고 정부기관과 협약 신청을 완료한 후에 연구개발 및 관리 행정 업무가 시작된다. 처음 R&D 사업을 참여하는 기업이라면 사업에 통과하더라도 연구를 막상 시작하면 막막함이 찾아온다. 협약 신청에 대한 준비 및 연구비를 정산 프로세스에 대해 제대로 숙지할 시간과 경험이 부족하기 때문이다.

연구비를 정산하기 위해서는 연구비 카드 및 연구비 전용 계좌를 개설해서 중소기업 기술개발사업 종합관리시스템(www.smtech.go.kr)에 등록을 먼저 해야 한다. 그리고 매달 발생하는 연구원 인건비, 재료비, 기타 경비 등의 증빙 서류를 온라인으로 업로드 해 연구비를 사용해야 한다. 대부분 창업 기업은 관리 서식이 미흡하거나 존재하지 않아 관리 서식을 만드는 것조차 부담으로 작용된다.

그러나 구비서류가 부실하거나 증빙하지 못한다면 연구비를 환수당하거나 페널티를 부여받을 수 있기 때문에 사전에 미리 준비해야 한다.

1. 연구비 집행 증빙자료

연구비 사용 후 30일 이내에 연구비 사용내역을 연구비 비목을 구분하여 각 부처별 연구관리시스템에 입력해야 한다. 그리고 연구비 진행 관련 증빙서류는 최소한 해당 과제 종료 후 5년간 보존하는 것을 원칙으로 하고 있다.

2. 인건비

인건비는 해당 연구개발과제에 직접 참여하는 내부·외부 연구원에게 지급하는 인건비를 의미한다. 과제별로 조금씩 상이하지만 제조업은 직접비의 50% 내로 인건비가 계상이 가능하고, 지식서비스업은 최대 80%까지 인건비 계상이 가능하다.

다른 연구개발사업에 참여하는 연구원은 참여율 합이 100%를 초과할 수 없으므로 2~3개의 사업 참여를 계획하고 있다면 적절히 연구비를 배분해야 한다.

연구기관의 급여기준에 따른 연구기간 동안의 급여총액을 해당 과제 참여율에 따라 계상한다. 즉, 연봉 총액X참여율이다.

이는 4대 보험과 퇴직급여 충당금의 본인 및 기관 부담분도 포함한다.

참고로 과제 책임자는 30% 이상 연구 참여를 해야 하는 것을 원칙으로 한다. 그리고 연구비를 가장 많이 사용할 수 있는 항목이 인건비이기 때문에 반드시 1~2명을 신규 채용하여 연구비를 사용하도록 하자. 또한, 연구 개발 시작하기 6개월 전에 채용된 직원도 현금으로 연구비 계상이 가능하므로 전략적으로 채용 계획을 세울 필요가 있다.

2-1. 학생인건비

해당 연구개발과제에 참여하는 연구책임자 소속기관의 학생연구원에게 지급되는 인건비다. 이는 박사 졸업 후 연구원도 포함된다.

참여율 100% 기준으로 학사과정 100만원, 석사과정 180만원, 박사과정 250만원, 박사 졸업 후 연구원은 소속기관의 인건비 지급기준을 따른다.

3. 연구장비·재료비

해당 연구에 사용할 수 있는 기기·장비, 연구시설의 설치·구입·임차·사용에 관한 경비와 운영비의 부대 경비를 의미한다. 연구개발과제 2개월 전에 구입이 완료되어 연구에 사용이 가능해야 하며, 3000만원 이상인 장비는 연구비관리시스템 또는 국가과학기술종합시스템의 연구 장비 정보망에 기등록된 장비의 재활용 여부를 확인한 후 계상한다.

연구를 수행하는 중소기업에서 보유한 연구장비, 재료비는 현물 계상이 가능하며, 외부기관이 제작하거나 구매해야 하는 연구방비, 재료비는 현금 계상이 가능하다.